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कवर लेटर फॉर्मेट: लेआउट, लंबाई और संरचना (2026 गाइड)
एक सही ढंग से फॉर्मेट किया गया कवर लेटर एक पेज का होता है, जिसमें 1-इंच मार्जिन, 11-12pt का प्रोफेशनल फ़ॉन्ट और सटीक लाइन स्पेसिंग (1.0-1.15) होती है — कुल तीन से चार पैराग्राफ और लगभग 250-400 शब्द। इसे इस प्रकार संरचित करें: हेडर, नाम से संबोधित अभिवादन, एक आकर्षक शुरुआत, एक या दो बॉडी पैराग्राफ जो आपकी उपयुक्तता साबित करें, और एक संक्षिप्त समापन जिसमें कार्रवाई का अनुरोध हो।
कवर लेटर को पहली नज़र में रिज्यूमे से भी कम ध्यान मिलता है, इसलिए इसका फॉर्मेट एक साथ दो काम करता है: इतना साफ दिखना कि हायरिंग मैनेजर पढ़ता रहे, और इतना सरल रहना कि एप्लिकेंट ट्रैकिंग सिस्टम उसे पार्स कर सके। अधिकांश अस्वीकृत कवर लेटर खराब लेखन के कारण नहीं, बल्कि इसलिए नज़रअंदाज़ कर दिए जाते हैं क्योंकि वे टेक्स्ट की दीवार बन जाते हैं, दूसरे पेज पर चले जाते हैं, या "To Whom It May Concern" जैसी थकी हुई शुरुआत से खुलते हैं।
यह गाइड उन मैकेनिक्स को कवर करती है जो कवर लेटर को प्रोफेशनल बनाते और तेज़ी से पढ़ने योग्य रखते हैं: सही मार्जिन, फ़ॉन्ट और स्पेसिंग; वास्तव में यह कितना लंबा होना चाहिए; चार-ब्लॉक पैराग्राफ संरचना जो लगभग हर भूमिका के लिए काम करती है; हेडर कैसे बनाएं; और ईमेल किए गए और संलग्न कवर लेटर के बीच का अक्सर अनदेखा अंतर। आपको ऐसे रेडी-टू-यूज़ स्निपेट मिलेंगे जिन्हें आप अपनाकर उपयोग कर सकते हैं, साथ ही एक करें-न करें की तालिका भी जिससे भेजने से पहले अपना मसौदा जाँच सकते हैं।
यहाँ फॉर्मेट सजावट नहीं है। यह वह ढाँचा है जो तय करता है कि आपका सबसे मज़बूत वाक्य पढ़ा जाएगा या नहीं। लेआउट एक बार सही करें, उसे टेम्पलेट के रूप में सहेजें, और फिर अपनी पूरी ऊर्जा हर नौकरी के लिए शब्दों को अनुकूलित करने में लगाएं।
कवर लेटर लेआउट, मार्जिन, फ़ॉन्ट और स्पेसिंग
कवर लेटर के विज़ुअल नियम एक प्रोफेशनल बिज़नेस लेटर की नकल करते हैं, और ये नियम पेज को स्कैन करने योग्य बनाए रखने के लिए मौजूद हैं। सभी तरफ 1-इंच मार्जिन रखें। अगर आप एक पेज से थोड़ा अधिक हो रहे हैं तो उन्हें 0.75 इंच तक कम किया जा सकता है, लेकिन उससे कम कभी न जाएं अन्यथा टेक्स्ट भरा-भरा लगने लगता है। बॉडी में एक साफ, ATS-सुरक्षित फ़ॉन्ट 11 या 12 पॉइंट पर सेट करें — वही फॉन्ट फैमिली जो आपने अपने रिज्यूमे में इस्तेमाल की है ताकि दोनों दस्तावेज़ एक सेट जैसे दिखें। लाइन स्पेसिंग सटीक रखें — 1.0 और 1.15 के बीच — पैराग्राफ इंडेंट करने की बजाय उनके बीच एक खाली लाइन जोड़ें, और सब कुछ बाईं ओर अलाइन करें। जस्टिफाइड टेक्स्ट से बचें जो शब्दों के बीच अजीब गैप बनाता है। सफ़ेद जगह के लिए प्रयास करें: एक पेज जो लगभग 50-60% टेक्स्ट और 40-50% मार्जिन व गैप हो, किनारे-से-किनारे वाले ब्लॉक से कहीं बेहतर पढ़ा जाता है।
मार्जिन: चारों तरफ 1 इंच (अगर जगह कम है तो न्यूनतम 0.75 इंच)।
फ़ॉन्ट: Calibri, Arial, Georgia, Helvetica, या Cambria जैसा साफ, प्रोफेशनल टाइपफेस 11-12pt पर, अपने रिज्यूमे से मिलाकर।
स्पेसिंग: 1.0-1.15 लाइन स्पेसिंग, पैराग्राफ के बीच एक खाली लाइन, पहली लाइन इंडेंट नहीं।
अलाइनमेंट: पूरे पेज में बाईं ओर अलाइन; सेंटर्ड या जस्टिफाइड टेक्स्ट से बचें।
पेज पर लंबाई: सब कुछ एक पेज में फिट होना चाहिए, सांस लेने की जगह के साथ — दूसरे पेज पर कभी न जाएं।
रंग और ग्राफिक्स: लोगो, फ़ोटो, कॉलम और टेक्स्ट बॉक्स छोड़ें। ये ATS पार्सिंग को बाधित करते हैं और कोई मूल्य नहीं जोड़ते।
| तत्व | अनुशंसित | बचें |
|---|---|---|
| मार्जिन | 1 इंच (न्यूनतम 0.75") | 0.5" से कम, असमान मार्जिन |
| फ़ॉन्ट | Calibri, Arial, Georgia, Cambria 11-12pt | डेकोरेटिव या स्क्रिप्ट फ़ॉन्ट, 10.5pt से छोटे आकार |
| लाइन स्पेसिंग | 1.0-1.15 (सिंगल) | डबल स्पेसिंग, जो आपको दो पेज पर धकेल देती है |
| पैराग्राफ ब्रेक | ब्लॉक के बीच खाली लाइन | टैब इंडेंट या कोई अलगाव नहीं |
| अलाइनमेंट | बाईं ओर अलाइन | जस्टिफाइड या सेंटर्ड बॉडी टेक्स्ट |
| फ़ाइल फॉर्मेट | PDF (या .docx अगर अनुरोध किया गया हो) | स्कैन की गई इमेज, ग्राफिक-हैवी टेम्पलेट |
कवर लेटर कितना लंबा होना चाहिए?
एक कवर लेटर एक पेज का होना चाहिए — तीन से चार छोटे पैराग्राफ और लगभग 250-400 शब्द। यह लंबाई एक केंद्रित तर्क रखने के लिए पर्याप्त है और इतनी संक्षिप्त है कि एक व्यस्त हायरिंग मैनेजर पूरा पढ़ ले। आधा पेज पतला और अनुत्साहजनक लग सकता है, जबकि एक पूरे पेज से अधिक कुछ भी संकेत देता है कि आपने संपादन नहीं किया और इसे बिल्कुल न पढ़े जाने का जोखिम रहता है। शब्द गणना एक मार्गदर्शक है, फिलर से उसे पाने का लक्ष्य नहीं। अगर आप 280 सटीक शब्दों में अपनी बात कह सकते हैं, तो 400 तक खींचने की बजाय वही करें। हर पैराग्राफ को अपनी जगह साबित करनी होगी। कोई भी वाक्य काट दें जो आपके रिज्यूमे को शब्द-दर-शब्द दोहराता हो या किसी भी नौकरी के लेटर में फिट हो सकता हो।
आदर्श सीमा: एक पेज पर 3-4 पैराग्राफ में 250-400 शब्द।
शुरुआत: 2-4 वाक्य। बॉडी: एक या दो पैराग्राफ। समापन: 2-3 वाक्य।
छोटा ठीक है: एक तेज 250-शब्द का लेटर एक भरे हुए 400-शब्द वाले से बेहतर है।
एक पेज से कभी न बढ़ें। दूसरा पेज लगभग गारंटी देता है कि वह अपठित रहेगा।
ईमेल कवर लेटर (ईमेल की बॉडी में) के लिए, छोटे छोर पर लक्ष्य रखें — लगभग 150-250 शब्द।
जो भी इतना सामान्य हो कि किसी भी भूमिका में फिट हो सके उसे काटें। यह लंबाई घटाने का सबसे तेज़ तरीका है।
कवर लेटर हेडर और अभिवादन
हेडर में आपकी संपर्क जानकारी होती है और, किसी औपचारिक या संलग्न लेटर के लिए, तारीख और नियोक्ता की जानकारी — एक बिज़नेस लेटर की तरह लेआउट की गई। कम से कम, अपना नाम, फोन नंबर, ईमेल और शहर/राज्य (और यदि प्रासंगिक हो तो LinkedIn या पोर्टफोलियो URL) शीर्ष पर रखें — आदर्श रूप से अपने रिज्यूमे हेडर से मिलान करते हुए ताकि वे एक आवेदन के रूप में पढ़े जाएं। एक पारंपरिक ब्लॉक फॉर्मेट में आपकी जानकारी के बाद तारीख, फिर हायरिंग मैनेजर का नाम, पद, कंपनी और पता आता है। आधुनिक आवेदनों के लिए — खासकर जब आप पोर्टल या ईमेल में पेस्ट कर रहे हों — आप इसे सुव्यवस्थित कर सकते हैं, लेकिन हमेशा अपनी संपर्क लाइन रखें। अभिवादन उससे कहीं अधिक मायने रखता है जितना लोग सोचते हैं: जब भी आप नाम ढूंढ सकें तो किसी वास्तविक व्यक्ति को नाम से संबोधित करें। 'Dear [Hiring Manager's Name],' का उपयोग करें और 'Dear Hiring Manager,' या 'Dear [Team] Hiring Team,' पर तभी वापस जाएं जब नाम वाकई न मिले। 'To Whom It May Concern' और 'Dear Sir or Madam' से बचें जो पुराने और अव्यक्तिगत लगते हैं।
आपका ब्लॉक (हमेशा): पूरा नाम, फोन, प्रोफेशनल ईमेल, शहर और राज्य, वैकल्पिक LinkedIn/पोर्टफोलियो।
तारीख और नियोक्ता ब्लॉक (औपचारिक/संलग्न लेटर): तारीख, फिर हायरिंग मैनेजर का नाम, पद, कंपनी, पता।
अपने रिज्यूमे हेडर की स्टाइलिंग से मिलाएं ताकि दस्तावेज़ एकीकृत दिखें।
सबसे अच्छा अभिवादन: 'Dear [पहला नाम अंतिम नाम],' या 'Dear Mr./Ms. [अंतिम नाम],' — पोस्टिंग, LinkedIn, या कंपनी साइट से मिला नाम उपयोग करें।
स्वीकार्य विकल्प: 'Dear Hiring Manager,' या 'Dear [विभाग] Hiring Team,'।
बचें: 'To Whom It May Concern,' 'Dear Sir or Madam,' 'Hi,' या बिल्कुल कोई अभिवादन नहीं।
अभिवादन के बाद कोलन या कॉमा और शुरुआती पैराग्राफ से पहले एक खाली लाइन रखें।
हेडर ब्लॉक (आधुनिक): Jordan Rivera Austin, TX | (555) 123-4567 | jordan.rivera@email.com | linkedin.com/in/jordanrivera
हेडर ब्लॉक (पारंपरिक/संलग्न): Jordan Rivera Austin, TX 78701 (555) 123-4567 | jordan.rivera@email.com [तारीख] [हायरिंग मैनेजर का नाम] [पद], [कंपनी] [कंपनी का पता]
अभिवादन: "Dear Ms. [अंतिम नाम]," या, अगर कोई नाम उपलब्ध न हो, "Dear [कंपनी] Hiring Team,"
पैराग्राफ संरचना: 4-ब्लॉक फॉर्मेट
लगभग हर प्रभावी कवर लेटर एक ही चार ब्लॉक का अनुसरण करता है: एक ओपनिंग जो हुक करे और भूमिका बताए, एक या दो बॉडी पैराग्राफ जो विशिष्टताओं के साथ आपकी उपयुक्तता साबित करें, और एक समापन जो अगले कदम के लिए कहे। शुरुआत में नौकरी का नाम और एक कारण होना चाहिए कि आप एक मज़बूत उम्मीदवार हैं — न कि 'I am writing to apply for...'। बॉडी वह जगह है जहाँ आप अपने रिज्यूमे को उनकी ज़रूरतों से जोड़ते हैं, न कि उसे दोहराते हैं। नौकरी की दो या तीन प्रमुख ज़रूरतें चुनें और एक ठोस उदाहरण या मेट्रिक के साथ दिखाएं कि आपने उन पर काम किया है। अगर आप दो बॉडी पैराग्राफ उपयोग करते हैं, तो दूसरे में विशेष रूप से इस कंपनी के बारे में बात करें — उनके प्रोडक्ट, मिशन या टीम के बारे में कुछ वास्तविक का संदर्भ देते हुए। समापन एक वाक्य में आपकी रुचि दोहराता है, पाठक को धन्यवाद देता है, और साक्षात्कार या बातचीत के बारे में एक स्पष्ट कार्रवाई का अनुरोध शामिल करता है। हर ब्लॉक को सटीक रखें। गति ही वह चीज़ है जो हायरिंग मैनेजर को आपकी पहली पंक्ति से आपके हस्ताक्षर तक ले जाती है।
शुरुआत (2-4 वाक्य): भूमिका का नाम लें, यदि प्रासंगिक हो तो बताएं कि आपको यह कैसे मिली, और अपने सबसे मज़बूत हुक या एक मात्रात्मक उपलब्धि से शुरू करें।
बॉडी 1 (3-5 वाक्य): पोस्टिंग की दो या तीन प्रमुख आवश्यकताओं को विशिष्ट, आदर्श रूप से मापने योग्य, उपलब्धियों से जोड़ें।
बॉडी 2 (वैकल्पिक, 2-4 वाक्य): कंपनी की वास्तविक जानकारी दिखाएं और बताएं कि आप यह विशेष भूमिका क्यों चाहते हैं — न कि सिर्फ कोई भी भूमिका।
समापन (2-3 वाक्य): रुचि दोहराएं, पाठक को धन्यवाद दें, और साक्षात्कार या कॉल के लिए कहें।
साइन-ऑफ: 'Sincerely,' या 'Best regards,' के बाद एक खाली लाइन और आपका टाइप किया हुआ नाम।
प्रति पैराग्राफ एक विचार; अगर कोई पैराग्राफ 5-6 लाइनों से अधिक हो तो उसे विभाजित करें या काटें।
ओपनिंग हुक: "[कंपनी/उत्पाद/पहल] का आपका हालिया लॉन्च वास्तव में वही काम है जो मैं पिछले [X वर्षों] से कर रहा/रही हूँ — इसीलिए [कंपनी] में [नौकरी का पद] की ओपनिंग ने मेरा ध्यान आकर्षित किया। [कंपनी] में अपनी वर्तमान भूमिका में, मैंने [मात्रात्मक उपलब्धि जो इस नौकरी से मेल खाती हो]।"
बॉडी प्रमाण: "पोस्टिंग में ऐसे किसी व्यक्ति की आवश्यकता है जो [प्रमुख आवश्यकता] कर सके। [कंपनी] में, मैंने [विशिष्ट कार्य] किया जिससे [मापने योग्य परिणाम, जैसे 'प्रक्रिया समय 40% कम हुआ' या 'चैनल X तक बढ़ा']। मैं उसी [कौशल] को आपकी टीम में लेकर आऊंगा/आऊंगी।"
यह कंपनी क्यों: "[कंपनी] की ओर मुझे विशेष रूप से जो बात आकर्षित करती है वह है [वास्तविक, विशिष्ट कारण, जैसे X पर आपका फोकस / Y के प्रति आपका दृष्टिकोण]। यह निकटता से मेल खाता है कि मैं कैसे [प्रासंगिक मूल्य या पिछला अनुभव]।"
कार्रवाई के अनुरोध के साथ समापन: "मैं यह चर्चा करने का अवसर पाना चाहूंगा/चाहूंगी कि [क्षेत्र] में मेरा अनुभव [टीम/लक्ष्य] को कैसे सहयोग कर सकता है। आपके समय और विचार के लिए धन्यवाद। मैं आपसे बात करने की प्रतीक्षा में हूँ।"
ईमेल कवर लेटर बनाम संलग्न कवर लेटर
आप कवर लेटर कैसे भेजते हैं, यह उसके फॉर्मेट को बदल देता है। जब आप लेटर को ईमेल की बॉडी में पेस्ट करते हैं, तो आप औपचारिक हेडर ब्लॉक और तारीख छोड़ देते हैं, क्योंकि ईमेल का अपना हेडर पहले से दिखाता है कि आप कौन हैं और कब भेजा। एक स्पष्ट सब्जेक्ट लाइन लिखें, अपना पता ब्लॉक छोड़ें, अभिवादन से शुरू करें, और इसे छोटा रखें — लगभग 150-250 शब्द — क्योंकि लोग ईमेल को संलग्न दस्तावेज़ से अधिक अधीरता से पढ़ते हैं। जब आप कवर लेटर को एक अलग फ़ाइल के रूप में संलग्न करते हैं (या किसी आवेदन पोर्टल पर अपलोड करते हैं), तो अपने संपर्क ब्लॉक, तारीख, और आदर्श रूप से नियोक्ता की जानकारी के साथ पूर्ण बिज़नेस-लेटर फॉर्मेट का उपयोग करें — और इसे PDF के रूप में स्पष्ट नाम से सहेजें, जैसे 'Jordan-Rivera-Cover-Letter.pdf'। कई पोर्टल एकल अपलोड माँगते हैं या आपका टेक्स्ट एक बॉक्स में पेस्ट करते हैं। उन मामलों में संलग्न या पोर्टल फॉर्मेट लागू होता है लेकिन ईमेल सब्जेक्ट लाइन के बिना। संदेह होने पर, आवेदन के निर्देशों का ठीक-ठीक पालन करें। अगर कहता है 'एक फील्ड में पेस्ट करें', तो ईमेल-स्टाइल छोटे संस्करण के लिए अनुकूलित करें।
ईमेल में (बॉडी में): एक विशिष्ट सब्जेक्ट लाइन जोड़ें, पता/तारीख ब्लॉक छोड़ें, अभिवादन से शुरू करें, 150-250 शब्द रखें।
ईमेल सब्जेक्ट लाइन: 'Application for [नौकरी का पद] - [आपका नाम]' या '[नौकरी का पद] Application - [आपका नाम]'।
संलग्न फ़ाइल: पूर्ण हेडर (आपका ब्लॉक, तारीख, नियोक्ता ब्लॉक), 250-400 शब्द, PDF के रूप में सहेजें।
फ़ाइल का नाम: 'FirstName-LastName-Cover-Letter.pdf' — स्पेस या वर्शन नंबर नहीं।
पोर्टल अपलोड: इसे संलग्न की तरह मानें लेकिन फील्ड की कैरेक्टर सीमाओं का पालन करें।
हमेशा आवेदन के निर्देश पढ़ें। वे इन डिफ़ॉल्ट को ओवरराइड करते हैं।
ईमेल सब्जेक्ट लाइन: "Application for Marketing Coordinator - Jordan Rivera"
ईमेल कवर लेटर की शुरुआत (कोई पता ब्लॉक नहीं): Subject: Application for Marketing Coordinator - Jordan Rivera Dear Ms. [अंतिम नाम], [कंपनी] में Marketing Coordinator की भूमिका के लिए आवेदन करते हुए मुझे प्रसन्नता है...
संलग्न फ़ाइल का नाम: Jordan-Rivera-Cover-Letter.pdf
कवर लेटर फॉर्मेट: करें और न करें
भेजने से पहले, इस चेकलिस्ट के आधार पर अपना मसौदा जाँचें। अधिकांश फॉर्मेटिंग गलतियाँ त्वरित सुधार हैं जो लेटर को उल्लेखनीय रूप से अधिक प्रोफेशनल बनाती हैं, और उनमें से कई ATS द्वारा सही तरीके से पार्स होने और चुपचाप फ़िल्टर हो जाने के बीच का अंतर हैं। जो फ़ाइल आप सबमिट करने वाले हैं उसे खोलें — अपनी स्क्रीन पर काम करने की कॉपी नहीं — और एक बार ऊपर से नीचे तक पढ़ें: पुष्टि करें कि यह एकल पेज है, जहाँ संभव हो अभिवादन किसी वास्तविक व्यक्ति को संबोधित करे, हर पैराग्राफ अपनी जगह साबित करे, और आपकी संपर्क जानकारी और कंपनी का नाम सही हो। नीचे की तालिका उन आदतों को जोड़ती है जो मदद करती हैं उनके साथ जो चुपचाप नुकसान पहुँचाती हैं — ताकि आप एक मिनट से भी कम समय में दोनों कॉलम के खिलाफ अपना मसौदा स्कैन कर सकें।
करें: PDF सहेजें और सबमिट करें जब तक पोस्टिंग विशेष रूप से .docx न माँगे, ताकि आपका लेआउट बरकरार रहे।
करें: कंपनी का नाम, हायरिंग मैनेजर का नाम और भूमिका का शीर्षक प्रूफरीड करें; यहाँ कोई गलती एक अन्यथा मज़बूत लेटर को डुबो देती है।
न करें: आवेदनों में एक सामान्य लेटर का पुनः उपयोग करें; शुरुआत और कम से कम एक बॉडी वाक्य हर नौकरी के लिए अनुकूलित करें।
न करें: शब्द संख्या पूरी करने के लिए भरें या लेटर को दूसरे पेज पर जाने दें।
करें: डिज़ाइन सरल रखें: कोई कॉलम, टेक्स्ट बॉक्स, हेडर/फुटर, या इमेज नहीं जो ATS को भ्रमित करें।
न करें: अपने रिज्यूमे को लाइन-दर-लाइन दोहराएं; लेटर को संदर्भ जोड़ना चाहिए, बुलेट पॉइंट दोहराने नहीं।
| करें | न करें |
|---|---|
| एक पेज, 250-400 शब्द रखें | दूसरे पेज पर जाएं या फिलर से भरें |
| नाम से संबोधित करें ('Dear Ms. Lee,') | 'To Whom It May Concern,' से शुरू करें |
| 1-इंच मार्जिन और 11-12pt रिज्यूमे-मिलान फ़ॉन्ट उपयोग करें | मार्जिन 0.5" से कम करें या स्क्रिप्ट/डेकोरेटिव फ़ॉन्ट उपयोग करें |
| पैराग्राफ के बीच खाली लाइनों के साथ बाईं ओर टेक्स्ट अलाइन करें | बॉडी को जस्टिफाई या सेंटर करें, या हर लाइन इंडेंट करें |
| हर भूमिका के लिए हुक और एक बॉडी लाइन अनुकूलित करें | हर नियोक्ता को वही सामान्य लेटर भेजें |
| एक ठोस कारण या मात्रात्मक उपलब्धि से शुरू करें | 'I am writing to apply for the position of...' से शुरू करें |
| स्पष्ट नाम वाली PDF सहेजें (Name-Cover-Letter.pdf) | स्कैन की गई इमेज, स्क्रीनशॉट, या ग्राफिक-हैवी टेम्पलेट सबमिट करें |
| चैनल के अनुसार डिलीवरी मिलाएं (ईमेल के लिए छोटा, संलग्न के लिए पूरा ब्लॉक) | ईमेल बॉडी में पूरा बिज़नेस-लेटर हेडर पेस्ट करें |
| स्पष्ट कार्रवाई के अनुरोध और टाइप किए हुए नाम के साथ समाप्त करें | साइन-ऑफ भूलें या संपर्क लाइन छोड़ें |
| कंपनी का नाम, भूमिका और अपना ईमेल प्रूफरीड करें | प्लेसहोल्डर टेक्स्ट या गलत कंपनी के नाम के साथ भेजें |
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
कवर लेटर का सही फॉर्मेट क्या है?
एक पेज का बिज़नेस-लेटर लेआउट उपयोग करें: 1-इंच मार्जिन, अपने रिज्यूमे से मिलान करने वाला 11-12pt का प्रोफेशनल फ़ॉन्ट, और पैराग्राफ के बीच खाली लाइन के साथ 1.0-1.15 लाइन स्पेसिंग। इसे इस प्रकार संरचित करें: अपनी संपर्क जानकारी वाला हेडर, किसी नाम वाले व्यक्ति को अभिवादन, एक ओपनिंग हुक, एक या दो बॉडी पैराग्राफ जो विशिष्टताओं के साथ आपकी उपयुक्तता साबित करें, और एक संक्षिप्त समापन जिसमें कार्रवाई का अनुरोध हो। पूरे लेटर को लगभग 250-400 शब्दों में रखें और सब कुछ बाईं ओर अलाइन करें।
कवर लेटर कितना लंबा होना चाहिए?
कवर लेटर एक पेज में फिट होना चाहिए, तीन से चार छोटे पैराग्राफ में और कुल लगभग 250-400 शब्द। छोटा ठीक है — एक तेज 250-शब्द का लेटर एक भरे हुए 400-शब्द वाले से बेहतर है — लेकिन कभी दूसरे पेज पर न जाएं। अगर आप ईमेल की बॉडी में लेटर पेस्ट कर रहे हैं, तो छोटे छोर पर लक्ष्य रखें — लगभग 150-250 शब्द।
कवर लेटर में कौन सा फ़ॉन्ट और मार्जिन होना चाहिए?
सभी तरफ 1-इंच मार्जिन सेट करें (अगर आप एक पेज से थोड़ा अधिक हैं तो 0.75 इंच न्यूनतम है) और Calibri, Arial, Georgia, या Cambria जैसा साफ, ATS-सुरक्षित फ़ॉन्ट 11-12 पॉइंट पर उपयोग करें। फ़ॉन्ट को अपने रिज्यूमे से मिलाएं ताकि दोनों दस्तावेज़ एक आवेदन के रूप में पढ़े जाएं, और डेकोरेटिव या स्क्रिप्ट टाइपफेस और लगभग 10.5pt से कम किसी भी चीज़ से बचें।
क्या मुझे कवर लेटर ईमेल करना चाहिए या संलग्न करना चाहिए?
पहले आवेदन के निर्देशों का पालन करें। अगर आप ईमेल की बॉडी में पेस्ट कर रहे हैं, तो औपचारिक हेडर और तारीख ब्लॉक छोड़ें, 'Application for [नौकरी का पद] - [आपका नाम]' जैसी स्पष्ट सब्जेक्ट लाइन लिखें, अभिवादन से शुरू करें, और इसे लगभग 150-250 शब्दों तक रखें। अगर आप कोई फ़ाइल संलग्न कर रहे हैं या पोर्टल पर अपलोड कर रहे हैं, तो पूर्ण बिज़नेस-लेटर फॉर्मेट का उपयोग करें और इसे स्पष्ट नाम वाली PDF के रूप में सहेजें, जैसे Jordan-Rivera-Cover-Letter.pdf।
कवर लेटर का हेडर कैसे फॉर्मेट करें?
कम से कम, शीर्ष पर अपना नाम, फोन नंबर, प्रोफेशनल ईमेल, और शहर/राज्य रखें, साथ ही यदि प्रासंगिक हो तो LinkedIn या पोर्टफोलियो URL — अपने रिज्यूमे हेडर से मिलान करते हुए स्टाइल करें। औपचारिक या संलग्न लेटर के लिए, अपने संपर्क ब्लॉक के बाद तारीख और फिर हायरिंग मैनेजर का नाम, पद, कंपनी और पता जोड़ें। ईमेल या पोर्टल में पेस्ट करते समय आप इसे सुव्यवस्थित कर सकते हैं, लेकिन हमेशा अपनी संपर्क लाइन रखें।
कवर लेटर फॉर्मेट में क्या नहीं करना चाहिए?
दूसरे पेज से बचें, शब्द संख्या पूरी करने के लिए भरने से बचें, और नौकरियों में पुनः उपयोग किए गए सामान्य लेटर से बचें। कॉलम, टेक्स्ट बॉक्स, इमेज, और ग्राफिक-हैवी टेम्पलेट छोड़ें जो ATS पार्सिंग को बाधित करते हैं, और बॉडी को जस्टिफाई या सेंटर न करें या हर लाइन इंडेंट न करें। 'To Whom It May Concern' और 'Dear Sir or Madam' से दूर रहें, और कभी भी गलत कंपनी के नाम या प्लेसहोल्डर टेक्स्ट के साथ लेटर न भेजें।
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